De samenwerking
Kenny Craig, hoofd IT bij AG Barr: “Het was in de periode dat AG Barr zijn investeringen opvoerde in verbeterde samenwerking voor zijn voltallige personeel, inclusief 400 operationele medewerkers in fabrieken, magazijnen en het distributienetwerk. Het rolde Google Workspace uit naar haar werknemers om de communicatie ingrijpend te moderniseren. Zo werden alle vergaderkamers met Google Meet-apparatuur toegerust. Binnen de productielijnen werden Chromebooks ingezet, en in gemeenschappelijke ruimtes werden er ‘Grab and go Chromebook’-kasten opgesteld waar medewerkers snel een systeem konden oppikken”
Er gaat een lichtje branden
Gevraagd naar de reden waarom AG Barr ervoor koos om volledig op Google over te stappen blijkt dat het gebruiksgemak en de toegankelijkheid van het Workspace-platform een cruciale rol vervulden bij het overtuigen van medewerkers.
“Als je iemands naam intypt voorafgegaan door een apenstaartje wordt die persoon in real time betrokken bij een gesprek of in het document waarin je werkt. Op dat moment gaat er als het ware een lichtje branden. En daar kun je vervolgens op voortbouwen.”
De software is bijzonder gebruiksvriendelijk. Hendry legt uit waarom het voor CTS heeft gekozen om deze producten aan AG Barr te leveren. “Bijna iedereen zou me kunnen helpen aan ondersteuning voor Google. Ik kan de telefoon pakken en in no time een bedrijf vinden dat me de licenties wil verkopen. Wat ik waardeer in de samenwerking met CTS is hun ‘geen moeite is te veel’-mentaliteit. Het heeft ons geen enkele keer dat we hen nodig hadden in de steek gelaten.”
De gebruikersacceptatie waarborgen
Om op grote schaal voor gebruikersacceptatie te zorgen en de betrokkenheid van werknemers te waarborgen was het van cruciaal belang dat alle medewerkers van AG Barr een grondig begrip hadden van de functies en voordelen van Workspace.
Graeme Hendry, service delivery manager bij AG Barr: “CTS hielp ons om alle gebruikers mee te krijgen. Dat betekende dat de helft van het personeel, oftewel alle kantoormedewerkers, al aan boord was. Na onze overstap op CTS was het tijd om de overige werknemers van een G Suite-account te voorzien.”
Hendry wijst op het belang van de trainingsaanpak van CTS: “Elke keer dat CTS een trainingssessie voor onze eindgebruikers verzorgt, neemt een aantal leden van mijn ondersteuningsteam daar ook deel aan. Zo kunnen ze adequaat reageren als mensen later nog vragen hebben. Bij ons staan alle neuzen dezelfde kant op gericht.”
Een interactieve bus
Tijdens een speciale Google-trainingsweek in een interactieve bus die met technologie van Google was gevuld, gebeurde er iets bijzonders. “Er werd training gegeven in de bus. Een deel daarvan vond op afstand plaats, en een deel op de hoofdlocatie. Dit was een doorslaand succes, omdat de training een zeer interactief karakter heeft. De plezierige aanpak viel in goede aarde bij het personeel en gaf blijk van de toewijding van Google aan ons succes. Het feit dat het geen traditionele klassikale training was, maakte mensen enthousiast over het gebruik van de tools. Dus hoewel er geen sprake was van een gevorderde training, was het evenmin een intimiderende kennismaking voor nieuwkomers. Want het is niet echt leren als je plezier beleeft!”, zegt Hendry.
Minder druk op de helpdesk
Deze training- en ondersteuningsprogramma’s voor eindgebruikers hadden ook een positieve impact op de serviceniveaus van de IT-afdeling. Ze zorgden voor een reductie van het aantal telefoontjes naar de helpdesk, zodat het IT-team zijn focus kan richten op projecten die de organisatie meer toegevoegde waarde bieden.
Door alle lockdowns en de noodzaak van thuiswerken is het gebruik van Google Workspace alleen maar toegenomen. Hendry: “Als we nog altijd een traditioneel bedrijf met werkzaamheden op locatie waren geweest, had het maanden geduurd om alles op de rails te krijgen. In plaats daarvan konden we simpelweg Chromebooks aan medewerkers verstrekken. Zodra zij zich daarop hadden aangemeld was de klus geklaard. Ze konden vervolgens naar huis gaan en van daaruit verder werken.”
Verbeterde beveiliging
AG Barr heeft medewerkers binnen al zijn bedrijfslocaties van Chromebooks voorzien. Deze digitale transformatie is niet alleen van positieve invloed op de interne samenwerking, maar ook op de beveiliging.
Hendry: “Omdat onze Chromebooks in de kioskmodus draaien kon iedereen die over een Workspace-account beschikte achter een Chromebook plaatsnemen en zijn werk doen. En wanneer mensen bij een Chromebook weglopen blijft er geen data op dat systeem achter.”
Ook het verkooppersoneel profiteert
Maar de voordelen houden niet op bij de beveiliging. Vanuit salesoogpunt komen de Chromebooks goed van pas vanwege hun draagbaarheid en toegankelijkheid. Over de uitrol van deze systemen naar de lokale business development managers en verkooporganisatie zegt Hendry: “Ze kunnen zich op een systeem aanmelden en direct toegang krijgen tot al hun documenten. Zo kunnen ze de Chromebook op een winkelbalie plaatsen om presentaties aan de filiaalhouder of groothandelaar te laten zien. Gebruikers hebben direct toegang tot al hun data. Het inrichten van een Windows-apparaat neemt ongeveer drie uur in beslag. Met een Chromebook druk je simpelweg een paar toetsen in en kun je aan de slag gaan.”
Optimaal gebruik van Google Workspace met Managed Services
Ook negen jaar sinds de uitrol blijft CTS zijn relatie met AG Barr versterken. Om ervoor te zorgen dat de drankenproducent het momentum van de bedrijfsbrede gebruiksacceptatie kan voortzetten heeft CTS op basis van zijn Workspace Managed Services-diensten een vaste customer success manager aan AG Barr toegewezen. Deze helpt het bedrijf om optimaal voordeel te putten uit zijn investering in Workspace. De focus ligt daarbij op regelmatige updates, zakelijke kwartaalevaluaties en beveiligingsaudits. Dit helpt AG Barr om Google Cloud op veilige wijze optimaal te benutten.
Minder kwetsbaarheden
Over de voordelen van deze beveiligingsaudits zegt Hendry het volgende: “CTS vertelt ons op welke punten we wel en niet gebruikmaken van best practices en hoe we dingen kunnen verbeteren. We zijn inmiddels op een punt aanbeland waarbij we alleen nog maar een paar uitzonderingen moeten aanpakken. Er is niet langer sprake van een constante stroom van verbeteringen van de beveiliging. Tijdens audits worden nu slechts een of twee zwakke punten gesignaleerd, en dat is een enorme verbetering. Dat was een paar jaar geleden nog onmogelijk geweest.”
Iedereen binnen de organisatie die Workspace gebruikt draagt daarmee bij aan een cultuur van samenwerking en communicatie. Ondertussen halen CTS en AG Barr de onderlinge banden verder aan door hun samenwerkingsovereenkomst met nog eens drie jaar te verlengen.