Haymarket begon zijn Google-traject in 2012 met de implementatie van Google Workspace (voorheen G Suite). Daarmee wilde het op wereldwijd niveau voor naadloze interne samenwerking zorgen en een einde maken aan silo’s binnen de organisatie, zodat de beste ideeën en content naar boven konden komen.
De Haymarket Media Group is een wereldwijde uitgever van specialistische multi-platform media. Zijn portefeuille omvat bijna 60 merken, waaronder het marketingmagazine Campaign en autobladen als What Car? en Autocar.
Het in het Verenigd Koninkrijk gevestigde Haymarket heeft circa 1.500 werknemers in dienst. Zij opereren vanuit vestigingen in New York, Hongkong, Singapore, India en Duitsland.
Na meer dan zeven jaar gebruik te hebben gemaakt van Google Cloud wilde Haymarket het beheer van zijn Workspace-accounts stroomlijnen. Het mediabedrijf wist dat het voor meer accounts betaalde dan het werkelijk gebruikte. Dat kwam omdat accounts niet werden opgeheven nadat mensen de organisatie verlieten. Haymarket had behoefte aan een oplossing die het grip op zijn data bood, zodat het optimaal van zijn digitale werkomgeving kon profiteren. Daarom vroeg het CTS om ondersteuning.
Om te waarborgen dat Haymarket efficiënt en doeltreffend gebruikmaakte van Workspace stelde CTS een vaste customer success manager (CSM) beschikbaar. Deze verwierf samen met het team van Haymarket inzicht in de bestaande IT-processen en onboarding- en offboardingprocessen van het bedrijf. De CSM had de taak om verslag aan Haymarket uit te brengen over de prestaties van zijn systemen en processen en suggesties ter verbetering aan te dragen.
Simon Turner, hoofd Operations Technology bij Haymarket: “Het was enorm waardevol om over een vaste customer success manager van CTS te beschikken. Zijn rapporten bevatten belangrijke inzichten die we zelf niet hadden kunnen verzamelen. Hierdoor konden we strategische beslissingen nemen ten aanzien van veranderingen van onze werkwijze.
“In samenwerking met ons interne communicatieteam gingen we van start met ons Your Digital Life-initiatief. Dit had ten doel om de gebruikersacceptatie binnen onze wereldwijde organisatie te bevorderen. Dankzij de hulp van de customer success manager hadden wij een beter begrip van de nieuwe mogelijkheden van Google Workspace. Dit zorgt ervoor dat iedereen optimaal gebruik kan maken van de technologie die tot onze beschikking staat.”
Door de verbeteringen van de manier waarop Haymarket gebruikmaakt van Google Workspace bevat het systeem nu bijna 70 terabyte aan data. De eenvoudige mogelijkheden voor gegevensuitwisseling van Google hebben de interne samenwerking binnen het concern verbeterd.
CTS hielp Haymarket daarnaast om inzicht te verwerven in het aantal Workspace-accounts die niet langer in gebruik waren, maar waarvoor het mediabedrijf wel betaalde. CTS raadde het mediabedrijf aan om zijn offboarding-proces te verbeteren door gebruik te maken van de beheersoftware van CloudM. Met deze oplossing, CloudM Manage, genaamd, kon het op veilige wijze al zijn data beheren op basis van één platform.
De krachtige automatiseringsmogelijkheden van CloudM Manage stelden Haymarket in staat om zijn onboarding- en offboarding-processen te vereenvoudigen. Met deze oplossing kon het krachtige geautomatiseerde workflows inrichten voor nieuwe werknemers, doorstromers en medewerkers die de organisatie verlieten. Het concern kon op die manier een hoop administratieve processen stroomlijnen en de productiviteit opvoeren.
Na een korte proefperiode met het systeem kwam Haymarket tot de conclusie dat CloudM Manage de juiste oplossing was. Het mediabedrijf was hiermee in staat om het aantal Google-accounts met bijna een kwart te reduceren. Daarmee daalden de operationele kosten.
Turner: “Onze relatie met CTS is van grote waarde geweest voor onze bedrijfsvoering. De wijzigingen van onze Workspace-accounts stelden ons in staat om de kosten zoveel mogelijk terug te dringen. Dat is uiteindelijk het belangrijkste voordeel van samenwerkingen als deze.
“Dankzij de hulp van CTS konden we een slimmere en efficiëntere werkwijze hanteren. Met CloudM Manage konden we het proces rond vertrekkende werknemers vereenvoudigen en bespoedigen. Ons operationele team houdt op die manier meer tijd over voor taken die onze organisatie zakelijke meerwaarde bieden.”
CTS hielp Haymarket daarnaast om de interne samenwerking te optimaliseren. Voor wereldwijd actieve bedrijven is een samenwerkingstool die het personeel in staat stelt om probleemloos te communiceren een eerste vereiste voor een goed geoliede bedrijfsvoering. Om deze reden rolden CTS en Haymarket de Google Meet-hardware uit naar de hele organisatie, met inbegrip van haar reserveerbare vergaderruimtes in het Verenigd Koninkrijk. Dit droeg bij aan verbeterde interne samenwerking en een reductie van de beheeroverhead.
Op het hoogtepunt van de coronacrisis werd er binnen Haymarkt bijna tien keer intensiever gebruikgemaakt van Google Meet. Er vonden gemiddeld 3.500 vergaderingen per dag plaats via dit platform.
Turner: “Google Meet is van doorslaggevend belang gebleken voor het verbonden houden van onze teams, zeker toen we en masse overschakelden op thuiswerken. De kwaliteit en betrouwbaarheid van deze dienst zijn van grote klasse. Dit is enorm belangrijk voor een dynamische organisatie als de onze.”
“Onze relatie met CTS is van grote waarde geweest voor onze bedrijfsvoering. De wijzigingen van onze Workspace-accounts stelden ons in staat om de kosten zoveel mogelijk terug te dringen. Dat is uiteindelijk het belangrijkste voordeel van samenwerkingen als deze.”
Simon Turner, Head of Operations Technology
Change Management helpt Booking.com om all-in te gaan met Google Workspace
CTS helpt frisdrankenproducent aan verbeterde samenwerking en beveiliging
