Change Management helpt Booking.com om all-in te gaan met Google Workspace

Het bedrijf

Het in 1996 in Amsterdam opgerichte Booking.com is van een kleine Nederlandse startup uitgegroeid tot een wereldwijd toonaangevend digitaal reisbedrijf.

Uitdaging

Veel medewerkersvan de UK divisie gebruikten na overstap Google Workspace nog steeds Office 365. De uitdaging was om de UK divisie volledig te migreren naar Google Workspace.

Oplossing

Een op maat gemaakt change management plan bestaande uit een gereedheidsonderzoek, e-learning en de inzet van early adopters. Het resultaat?  Een succesvolle migratie naar Google Workspace.

Het bedrijf

Het in 1996 in Amsterdam opgerichte Booking.com is van een kleine Nederlandse startup uitgegroeid tot een wereldwijd toonaangevend digitaal reisbedrijf. Zijn missie is om het voor iedereen gemakkelijker te maken om de wereld te beleven.


De uitdaging

Rond juli 2020 was de Britse Trips-divisie van Booking.com fors gegroeid. Hoewel men daar op dat moment gebruikmaakten van Google Workspace, werkte een groot deel van het personeel nog altijd met Office 365. Booking.com wilde dat het Britse divisie volledig overstapte op Google Workspace. Dit was nodig om bedrijfsbreed een uniforme en collaboratieve manier van werken te omarmen. 

De oplossing - Change Management om all-in te gaan met Google

De eerste stap was een kick-off voor verandermanagement. Dit omvatte een workshop voor de aanvankelijke evaluatie en implementatieplanning. Het doel hiervan was om de verwachtingen en rol van alle betrokkenen binnen het project duidelijk te maken. CTS voerde gesprekken met belangrijkste zakelijke stakeholders om beter inzicht te krijgen in de organisatie, zodat het een passend plan voor verandermanagement kon opstellen.

Aaron Pottock, senior manager IT Services & Operations bij Booking.com: “CTS kwam met een zeer gestructureerde aanpak van ons probleem voor de dag die optimaal rekening hield met de werknemerservaring. Dat was precies wat we voor ogen hadden.”

Een plan voor verandermanagement 

Na de kick-off stelde CTS een op maat gemaakt change management plan op voor Booking.com, bestaande uit een gereedheidsonderzoek, e-learning en de inzet van early adopters ter bevordering van de gebruikersacceptatie van Google Workspace.

Voor het gereedheidsonderzoek werden enquêtes onder het personeel gehouden. Dit bood werknemers de kans om eventuele zorgen te uiten en maakte het mogelijk om te peilen wat de gereedheid was onder het personeel om de overstap te maken.  Ruim 90% van alle werknemers gaf aan klaar te zijn om “all-in te gaan met Google". 

E-learning

Het e-learningcomponent werd ontwikkeld in samenwerking met Booking.com. Het ging om een verplicht trainingstraject dat werknemers op eigen tempo konden afleggen. De training had als doel om ervoor te zorgen dat de werknemers alle functies van Google Workspace begrijpen en daarnaast de waarde inzien van hoe ze zo beter samen kunnen werken. 

Early adopters

70 werknemers werden als interne early adopters aangewezen om als ‘Google Guides’ op te treden. Zij werden in vrijwel elk bedrijfsonderdeel van Booking.com ingezet. Deze professionals waren uiterst vaardig in het gebruik van Google Workspace en stonden paraat om ondersteuning te  te bieden zodra de oplossing live ging.

Een aantal early adopters hielpen vrijwillig mee tijdens een eerste proefronde. “Ze kregen enorm veel vragen van gebruikers en mensen die trouble tickets indienen. Naar ons mening is dat precies waar early adoption om draait”, zegt Cesca Ashcroft, senior change manager bij CTS.

Het moment suprême

Op de ochtend van de wereldwijde go live stond het team van CTS klaar om eventuele problemen op te vangen. Het werd echter met een geruststellende stilte begroet. “Met uitzondering van een paar vragen van gebruikers over functies die nog niet tijdens de training aan bod waren gekomen had niemand hulp nodig”, zegt Cesca. “De eerste dag verliep alles zo soepel als was bedoeld, zonder enige onderbrekingen.”

Terugkijkend op het project zegt Aaron: “De overstap naar Google Workspace is een succes gebleken. Onze collega’s werken nu nauwer samen dan ooit tevoren. CTS heeft uitstekend werk verricht, en we zijn van plan om in de nabije toekomst weer samen te werken aan een nieuw project.”

Recent posts

CTS helpt Department for Transport met data lake en migratie naar Google Cloud

Het bedrijf

Het Department for Transport (DfT) is een uitvoerende afdeling van de Britse...

Citizens Advice en CTS zetten dataservices van Google in om duizenden mensen te helpen

De organisatie

Het in 1939 opgerichte Citizens Advice is een onafhankelijke Britse...

Village Hotels verbetert samenwerking met Google Workspace

Het bedrijf

Village Hotels is een Britse hotelketen met vestigingen in Engeland, Wales en...

Recent posts

CTS helpt Department for Transport met data lake en migratie naar Google Cloud

Het bedrijf

Het Department for Transport (DfT) is een uitvoerende afdeling van de Britse...

Citizens Advice en CTS zetten dataservices van Google in om duizenden mensen te helpen

De organisatie

Het in 1939 opgerichte Citizens Advice is een onafhankelijke Britse...

Village Hotels verbetert samenwerking met Google Workspace

Het bedrijf

Village Hotels is een Britse hotelketen met vestigingen in Engeland, Wales en...