CTS helpt frisdrankenproducent aan verbeterde samenwerking en beveiliging

Het bedrijf

AG Barr is een toonaangevende internationale leverancier van merkdranken. Het bedrijf werd 140 jaar geleden in Schotland opgericht en staat vooral bekend om zijn diverse aanbod van frisdranken.

De uitdaging

Met een personeelsbestand verspreid over meerdere locaties is samenwerking een uitdaging. AG Barr wendde zich tot CTS om hen te helpen bij het adopteren en gebruiken van de meer geavanceerde functies van Google Workspace.

 

De oplossing

AG Barr besloot om moderne digitale communicatiemiddelen aan te bieden aan alle medewerkers, ongeacht hun rol. het bedrijf vond in CTS een partner om te helpen met de apparatuur, beveiliging en adoptie-uitdagingen die dit met zich meebracht.

Het Bedrijf

AG Barr is een toonaangevende internationale leverancier van merkdranken. Het bedrijf werd 140 jaar geleden in Schotland opgericht en staat vooral bekend om zijn diverse aanbod van heerlijke frisdranken. Dit omvat onder meer Irn-Bru, de nationale frisdrank van Schotland, Rubicon en het Schotse bronwater Strathmore. A.G. Barr vult zijn aanbod van frisdranken verder aan via samenwerkingen met partners als San Benedetto en Bundaberg Brewed Drinks. In 2015 werd Funkin Cocktails door het concern ingelijfd. Dit bedrijf levert een breed scala aan hoogwaardige cocktailproducten, zoals vruchtenpuree, cocktailmixen, siroop en kant-en-klare cocktails.

De uitdaging

De overstap van AG Barr naar Google begon al in 2011, toen het bedrijf met succes Workspace uitrolde als vervanger voor zijn verouderde platform voor e-mail en bestandsuitwisseling. In 2016 besloot het nog een stap verder te gaan en alle werknemers, ongeacht hun functie, van moderne digitale communicatietools te voorzien. 

 

Het personeel van AG Barr werkte verspreid over verschillende locaties, van de fabrieksvloer tot het hoofdkantoor. Dit maakte de interne samenwerking behoorlijk lastig. AG Barr deed een beroep op CTS voor hulp bij de implementatie en het gebruik van de meer geavanceerde functies van Google Workspace. Daarmee wilde het voor hechtere interne samenwerking zorgen.

Het bevorderen van de gebruikersacceptatie was de belangrijkste focus. AG Barr had extra hulp nodig met het ondersteunen en betrokken houden van zijn verspreide en vaak ook mobiele eindgebruikers. Deze behoefte nam alleen maar toe door de overstap op thuiswerken als gevolg van de coronacrisis.

De drankenproducent had behoefte aan een partner voor hulp met de apparatuur, de beveiliging en problemen rond de ingebruikname die dit project met zich meebracht. Dat is waar CTS om de hoek kwam kijken.

De samenwerking

Kenny Craig, hoofd IT bij AG Barr: “Het was in de periode dat AG Barr zijn investeringen opvoerde in verbeterde samenwerking voor zijn voltallige personeel, inclusief 400 operationele medewerkers in fabrieken, magazijnen en het distributienetwerk. Het rolde Google Workspace uit naar haar werknemers om de communicatie ingrijpend te moderniseren. Zo werden alle vergaderkamers met Google Meet-apparatuur toegerust. Binnen de productielijnen werden Chromebooks ingezet, en in gemeenschappelijke ruimtes werden er ‘Grab and go Chromebook’-kasten opgesteld waar medewerkers snel een systeem konden oppikken”

Er gaat een lichtje branden

Gevraagd naar de reden waarom AG Barr ervoor koos om volledig op Google over te stappen blijkt dat het gebruiksgemak en de toegankelijkheid van het Workspace-platform een cruciale rol vervulden bij het overtuigen van medewerkers.

 “Als je iemands naam intypt voorafgegaan door een apenstaartje wordt die persoon in real time betrokken bij een gesprek of in het document waarin je werkt. Op dat moment gaat er als het ware een lichtje branden. En daar kun je vervolgens op voortbouwen.” 

De software is bijzonder gebruiksvriendelijk. Hendry legt uit waarom het voor CTS heeft gekozen om deze producten aan AG Barr te leveren. “Bijna iedereen zou me kunnen helpen aan ondersteuning voor Google. Ik kan de telefoon pakken en in no time een bedrijf vinden dat me de licenties wil verkopen. Wat ik waardeer in de samenwerking met CTS is hun ‘geen moeite is te veel’-mentaliteit. Het heeft ons geen enkele keer dat we hen nodig hadden in de steek gelaten.”

De gebruikersacceptatie waarborgen

Om op grote schaal voor gebruikersacceptatie te zorgen en de betrokkenheid van werknemers te waarborgen was het van cruciaal belang dat alle medewerkers van AG Barr een grondig begrip hadden van de functies en voordelen van Workspace.

Graeme Hendry, service delivery manager bij AG Barr: “CTS hielp ons om alle gebruikers mee te krijgen. Dat betekende dat de helft van het personeel, oftewel alle kantoormedewerkers, al aan boord was. Na onze overstap op CTS was het tijd om de overige werknemers van een G Suite-account te voorzien.”

Hendry wijst op het belang van de trainingsaanpak van CTS: “Elke keer dat CTS een trainingssessie voor onze eindgebruikers verzorgt, neemt een aantal leden van mijn ondersteuningsteam daar ook deel aan. Zo kunnen ze adequaat reageren als mensen later nog vragen hebben. Bij ons staan alle neuzen dezelfde kant op gericht.”

Een interactieve bus

Tijdens een speciale Google-trainingsweek in een interactieve bus die met technologie van Google was gevuld, gebeurde er iets bijzonders. “Er werd training gegeven in de bus. Een deel daarvan vond op afstand plaats, en een deel op de hoofdlocatie. Dit was een doorslaand succes, omdat de training een zeer interactief karakter heeft. De plezierige aanpak viel in goede aarde bij het personeel en gaf blijk van de toewijding van Google aan ons succes. Het feit dat het geen traditionele klassikale training was, maakte mensen enthousiast over het gebruik van de tools. Dus hoewel er geen sprake was van een gevorderde training, was het evenmin een intimiderende kennismaking voor nieuwkomers. Want het is niet echt leren als je plezier beleeft!”, zegt Hendry.

Minder druk op de helpdesk

Deze training- en ondersteuningsprogramma’s voor eindgebruikers hadden ook een positieve impact op de serviceniveaus van de IT-afdeling. Ze zorgden voor een reductie van het aantal telefoontjes naar de helpdesk, zodat het IT-team zijn focus kan richten op projecten die de organisatie meer toegevoegde waarde bieden.

Door alle lockdowns en de noodzaak van thuiswerken is het gebruik van Google Workspace alleen maar toegenomen. Hendry: “Als we nog altijd een traditioneel bedrijf met werkzaamheden op locatie waren geweest, had het maanden geduurd om alles op de rails te krijgen. In plaats daarvan konden we simpelweg Chromebooks aan medewerkers verstrekken. Zodra zij zich daarop hadden aangemeld was de klus geklaard. Ze konden vervolgens naar huis gaan en van daaruit verder werken.”

Verbeterde beveiliging

AG Barr heeft medewerkers binnen al zijn bedrijfslocaties van Chromebooks voorzien. Deze digitale transformatie is niet alleen van positieve invloed op de interne samenwerking, maar ook op de beveiliging.

Hendry: “Omdat onze Chromebooks in de kioskmodus draaien kon iedereen die over een Workspace-account beschikte achter een Chromebook plaatsnemen en zijn werk doen. En wanneer mensen bij een Chromebook weglopen blijft er geen data op dat systeem achter.”

Ook het verkooppersoneel profiteert

Maar de voordelen houden niet op bij de beveiliging. Vanuit salesoogpunt komen de Chromebooks goed van pas vanwege hun draagbaarheid en toegankelijkheid. Over de uitrol van deze systemen naar de lokale business development managers en verkooporganisatie zegt Hendry: “Ze kunnen zich op een systeem aanmelden en direct toegang krijgen tot al hun documenten. Zo kunnen ze de Chromebook op een winkelbalie plaatsen om presentaties aan de filiaalhouder of groothandelaar te laten zien. Gebruikers hebben direct toegang tot al hun data. Het inrichten van een Windows-apparaat neemt ongeveer drie uur in beslag. Met een Chromebook druk je simpelweg een paar toetsen in en kun je aan de slag gaan.” 

Optimaal gebruik van Google Workspace met Managed Services

Ook negen jaar sinds de uitrol blijft CTS zijn relatie met AG Barr versterken. Om ervoor te zorgen dat de drankenproducent het momentum van de bedrijfsbrede gebruiksacceptatie kan voortzetten heeft CTS op basis van zijn Workspace Managed Services-diensten een vaste customer success manager aan AG Barr toegewezen. Deze helpt het bedrijf om optimaal voordeel te putten uit zijn investering in Workspace. De focus ligt daarbij op regelmatige updates, zakelijke kwartaalevaluaties en beveiligingsaudits. Dit helpt AG Barr om Google Cloud op veilige wijze optimaal te benutten.

Minder kwetsbaarheden

Over de voordelen van deze beveiligingsaudits zegt Hendry het volgende: “CTS vertelt ons op welke punten we wel en niet gebruikmaken van best practices en hoe we dingen kunnen verbeteren. We zijn inmiddels op een punt aanbeland waarbij we alleen nog maar een paar uitzonderingen moeten aanpakken. Er is niet langer sprake van een constante stroom van verbeteringen van de beveiliging. Tijdens audits worden nu slechts een of twee zwakke punten gesignaleerd, en dat is een enorme verbetering. Dat was een paar jaar geleden nog onmogelijk geweest.” 

Iedereen binnen de organisatie die Workspace gebruikt draagt daarmee bij aan een cultuur van samenwerking en communicatie. Ondertussen halen CTS en AG Barr de onderlinge banden verder aan door hun samenwerkingsovereenkomst met nog eens drie jaar te verlengen.

 

Recent posts

CTS helpt Department for Transport met data lake en migratie naar Google Cloud

Het bedrijf

Het Department for Transport (DfT) is een uitvoerende afdeling van de Britse...

Citizens Advice en CTS zetten dataservices van Google in om duizenden mensen te helpen

De organisatie

Het in 1939 opgerichte Citizens Advice is een onafhankelijke Britse...

Village Hotels verbetert samenwerking met Google Workspace

Het bedrijf

Village Hotels is een Britse hotelketen met vestigingen in Engeland, Wales en...

Recent posts

CTS helpt Department for Transport met data lake en migratie naar Google Cloud

Het bedrijf

Het Department for Transport (DfT) is een uitvoerende afdeling van de Britse...

Citizens Advice en CTS zetten dataservices van Google in om duizenden mensen te helpen

De organisatie

Het in 1939 opgerichte Citizens Advice is een onafhankelijke Britse...

Village Hotels verbetert samenwerking met Google Workspace

Het bedrijf

Village Hotels is een Britse hotelketen met vestigingen in Engeland, Wales en...